Match2knowledge

Eerder vroeg ik hier waarover ik zou moeten schrijven volgens mijn blogbezoekers. Bas van den Haterd wilde graag meer weten over de uitdagingen van mijn rol binnen Sara Lee. Nou is dat eenvoudige vraag maar het antwoord is dat niet. Ik vind namelijk dat niet alles daarover gedeeld kan worden. Het zou teveel details vrij(kunnen)geven over strategie en “ways of working” die niet bedoeld zijn om gedeeld te worden.

Waarover kun je dan wel schrijven in relatie tot mijn baan dacht ik?

De uitdagingen van het werken in een baan waarbij regelmatig reizen een onderdeel is was mijn antwoord.

Als je zoals ik langere tijd(alweer twee jaar) regelmatig onderweg bent tussen verschillende steden in Europa krijg je een soort ritme heb ik ontdekt. Je weet welke restaurants lekker zijn om even een hapje te eten. Welke hotels je voorkeur hebben. Maar ook je routine bij het inchecken en tijdens een vlucht wordt anders.

Het voorbeeld is mijn trip naar Barcelona deze week(ma-di).

1) Het begint met de vrijdag waarop ik check of alles geregeld is van hotel en vlucht. Uiteraard wat details nog even rechtgezet en dingen geprint.

2) De laatste bestanden die nodig zijn zoals presentaties en dergelijke nog even in de juiste mappen op de harde schijf zetten. Niet een onbelangrijke tip want het is me al eens overkomen dat ik op zondag onverwachts niet op het bedrijfsnetwerk kwam en dus zonder de juiste bestanden vertrok richting een presentatie…

3)Op de dagvoor vertrek(24 uur ervoor) check ik in op mn vlucht en kies de juiste stoel. Als ik veel moet werken onderweg boek ik een upgrade naar ruimere stoel zodat ik niet compleet opgevouwen met laptop zit te werken. Check ook of alle vloeibare zaken in het juiste formaat(minder of gelijk aan 100ml per potje/tube) aanwezig zijn. Aftershave gaat altijd in een sample flacon mee bijvoorbeeld.

4) Check alle afspraken en tijden in de agenda en completeer alles met de juiste adressen. Hierdoor is het veel eenvoudiger om taxi’s de juiste richting op te sturen dan dat je ter plekke door emails en dergelijke moet gaan zoeken voor dat ene adres dat iemand je ooit heeft gestuurd.

5)Dag van vertrek zorg ik ervoor dat ik altijd een uur voor boarding tijd aankom op Schiphol. Aangezien ik al ingechecked ben is doorlopen naar de bagage controle geen punt. Daar zorg ik voor de gebruikelijke leegruiming van zakken en de riem wordt afgedaan. Ik weet ondertussen ook/zelfs op welke schoenen de scanner afgaat. Dit lijkt allemaal niet belangrijk maar je moet de wachttijd eens optellen door mensen die ter plekke nog alle stappen moeten doorlopen (na eerst drie keer de scanner te zijn gepasseerd). Dat kost dagelijks veel frustratie op Schiphol voor medewerkers en “seasoned travelers” kan ik je vertellen

6) Plekje vooraan de incheck balie bij de gate zoeken want eerder in vliegtuig voorkomt lastige zoektocht met inruimen van de reiskoffer in de bagageruimte.

7) Slaap even voor je rust. In het vliegtuig verstuur ik de laatste smsjes/twitter wat en als iedereen zit probeer ik wat te slapen. Regelmatig ben ik al bijna in slaap als het vliegtuig daadwerkelijk vertrekt. Met een kwartier slaap word ik vaak fris wakker en pak mijn laptop erbij. Door de routine of de noodzaak om te blijven zitten kan ik me focussen op de mails en openstaande actiepunten. Maak de laatste slides van een presentatie of lees eindelijk dat grotere document waar ik nog niet an toe ben gekomen. Hierbij heb ik altijd mijn iphone aan met een muziekje om beter te kunnen focussen en tegelijkertijd de accu op te laden.

Neem altijd voldoende cash geld mee. In heel veel landen zijn er geen of weinig taxi’s die creditcard betalingen toestaan. Meestal kan het wel maar vind men cash geld prettiger. Of dat te maken heeft met een dubbele boekhouding weet ik niet..

9) maak veel aantekeningen in notepad of iets dergelijks. Vaak zijn de dagen in het buitenland erg gevuld met afspraken en andere zaken. hierdoor is het makkelijk om actiepunten te vergeten of details niet meer te weten. Op de terugvlucht is het eenvoudig scannen van deze punten en uitwerken in mails en vastleggen in de agenda een goede manier van opvolgen.

10) Denk aan je ritme. In een andere stad en ander (hotel)bed is het voor mij iig een uitdaging om op tijd te gaan slapen en/of te gaan sporten. Maar juist dat “normale” ritme doorzetten maakt dat je effectief blijft in je meetings en functioneren algemeen. Hierin zit namelijk de uitdaging (zoals de titel van het stuk al aangeeft). Als je op reis gaat zakelijk voelt het af en toe als vakantie. Nieuwe stad, mooie cultuur, lekker eten en drinken. Allemaal zaken die erg interessant zijn en je doen voelen alsof je op vakantie bent 2 dagen in het buitenland voelt ook vaak als een week weg terwijl dat niet zo is. (gisteren en vandaag ben ik bijvoorbeeld in Barcelona. later vanavond vlieg ik terug naar Amsterdam maar morgenvroeg vertrek ik alweer uit Utrecht voor een dag Grimbergen(Brussel).

De laatste Barcelona tips voor zakelijk reizen: Vlieg met Vuelling(goedkoop, relatief goede ruime stoelen eenvoudig te boeken) en boek het Icaria hotel vlakbij de olympische haven(niet vlakbij de Ramblas wel vlakbij lekker eten(in de haven) en goedkope schone ruime kamers met wifi))

Kortom, allemaal zaken op een rijtje die vanzelfsprekend lijken en voor velen vast ook zijn. Voor mij is het een way of working geworden (na 2 jaar reizen) waardoor deze prettiger zijn. Zodra je de vaste zaken hebt geregeld kun je alles ter plekke nog omgooien en doen wat leuk lijkt!  Je weet iig dat je altijd je hotel weer kan vinden(adres staat in je agenda) De actiepunten gedaan zijn of op zn minst helder zijn en zo kan ik nog een paar punten opnoemen.

Tot zover een persoonlijk kijkje in mijn (marketing)reizen Weet jij wat t volgende onderwerp zou moeten zijn? let me know!

Stem of voeg toe aan :